هل نشاطك يحتاج الى برنامج حسابات ومخازن لإدارته ؟

برنامج حسابات ومخازن

دعونا نتحدث اولا عن الطرق الموجوه والتي تستخدم للحسابات مع معرفة عيوبها وبعد ذلك يمكنك ان تقرر هل نشاطك التجاري يحتاج الي برنامج حسابات ام لا

البدائل المتاحة بدلا من استخدام برامج الحسابات والمخازن

أولا: التعاملات الورقية:

التعاملات الورقية

بدائية وقديمة:
هذه الطريقة كانت تستخدم قديماً في الشركات والمصانع والمحلات التجارية كل شئ كان يتم تسجيلة في اوراق وملفات موجودة في غرفة معروفة بإسم غرفة الملفات و بالطبع هى طريقة بدائية جدا لا يصح استخدامها في القرن ال 21.

غير صالحة للشركات والمصانع الكبيرة:
تخيل مصنع او شركة يعمل به 200 او 300 عامل , من الخطأ ان تستخدم الملفات الورقية في حسابات شركة كبيرة بهذا الحجم و من المؤكد ان العمل بهذه الطريقة سيكون غير دقيق و سوف يسبب مشاكل كثيرة , و سيكون من الصعب ان تسيطر علي عملياتك الحسابية في اوراق وملفات وسجلات وطبعا سوف يؤدى الى وجود مشاكل حسابية لا حصر لها.

سهلة الفقد:
ما اسهل ان يتم فقد ورقة من غرفة الملفات, و المشكلة تكمن فى كيفية استعادتها , حيث ان من الصعب معرفة متى تم فقدها , و عمل متابعه لكل الاوراق والملفات الموجوده .

صعوبة في الجرد واصدار التقارير:
معظم الشركات والمحلات التجارية التى تعمل علي المعاملات الورقية تقوم بعمل جرد وتقرير شهري و سنوي لكن من الصعب جدا عمل جرد وتقرير  سبوعي او يومي او فوري سيكون من الصعب جداً ان تتعامل بالورق و تقوم بإنجازها في الوقت المطلوب وتقدم تقرير يومي بكل ما تم في الشركة.

تشغل حيزا كبيرا:
حيث ان الشركات التى تعمل بهذا النظام تحتاج غرف عملاقة للملفات والسجلات من سنين سنين سابقة, وكل فتره يتم عمل اعدام للملفات التى مر عليها 3 او 5 سنين لذلك تشغل التعاملات الورقية حيز كبير جدا من المكان وتعتبر مشكلة كبيرة جدا .

سهل التلاعب فيها:
وما اسهل تزوير امضاء او استبدال ورقة مكان أخرى في التعاملات الورقية, والمشكلة انه يكون من الصعب على صاحب العمل معرفة الشخص الذى قام بالتلاعب في الورق الخاص بالشركة

الوقت:
كل حركة يتم عملها في عملياتك الحسابية بالتعاملات الورقية تأخذ وقت كبير جدا مقارنة بإستخدام برنامج محاسبة ,فهى تأخذ وقت في تسجيل الاصناف, التعاملات مع العملاء والموردين, جرد المخزن, تصفية حسابات الخزنة وغيرها من العمليات الحسابية التى تكلفك وقت كبير جدا..

ثانيا: برنامج الاكسل:

برنامج الاكسيل

هو برنامج رائع جدا ولكنه ليس برنامج مختص مقارنة ببرامج الحسابات والمخازن وله عدة نقاط تجعلة غير مؤهل ان يكون برنامج حسابات ومخازن منها :

غير مختص:
برنامج الاكسل هو برنامج مختص بالتعاملات الحسابية ولكن لا يحتوي علي اضافات برامج المحاسبة مثل قوائم العملاء وقوائم الموردين وقوائم الفواتير وقوائم دعم الشيكات وغيره….وبالتالي هو برنامج غير مختص في التعاملات المحاسبية عكس برامج الحسابات فهي تحتوي علي جميع القوائم 

غير سريع:
الاكسل برنامج سريع نسبيا في العمليات الحسابية ولكن في المعاملات اليومية بطئ لانك تقوم بعمل كل شيء يدوياً…وبالتالي تقوم بعمل مجموعة ملفات كبيرة خاصة بكل قائمة من القوائم السابقة وأيضاً ملفات بكل شهر… ولكى تقوم بعمل او تعديل شيء في شهر معين او لعميل او مورد معين تأخذ منك وقت كبير نسبياً بالمقارنة بالوقت الذى يحتاجه البرنامج المحاسبي لعمل نفس الخطوة

لا يشمل اضافات الشركات او المصانع:
برنامج الاكسل ليس لديه إمكانية إضافة الشركات والمصانع وبالتالي تحتاج لعمل ملفات اكسل منفصلة وأن تحدد قوائمها وغيرها من اضافات للشركات والمصانع على سبيل المثال(اوراق القبض والدفع (الشيكات) أما في برامج الحسابات والمخازن تكون قادرعلى عمل كل هذه الخطوات بالاضافة الى عمل تقارير بيها.

انتاج قاعدة بيانات كبيرة من الملفات:
بالطبع تنتج قاعدة بيانات كبيرة جدا من الملفات وهذا ليس جيد و يكون المحاسب وحده فقط القادر على فهمها , لكن صاحب العمل لن يكون قادر على تفهم ترتيبها سيتراكم لديك ملفات كثيرة و سيكون من الصعب ان تبحث عن شيء معين مثل ملف للعملاء , ملف للموردين , ملف للاصناف , ملف للمخزن , ملف للخزينة , ملف للمندوبين والسائقين , ملف للشيكات والتعاملات البنكية , وغيره وغيره بجانب ان كل ملف من هذه الملفات يكون داخله ملفات كبيرة حسب الاشهر والسنين .

ماذا يوفر لك برنامج حسابات ومخازن هلبر

برنامج سهل الاستخدام وبسيط
دعم فنى وتحديث مستمر على البرنامج
Manage Accounts,sales وPurchases
تسجيل المخازن وتعين المسئول عنها
متابعة لحسابات الدرج والورديات
Export and import the item from Excel sheet
The possibility of making an inventory without stopping work
Register an infinite number of items
The possibility of linking more than one branch on one database
A large collection of reports
تحديد صلاحيات المستخدمين على البرنامج في الشاشات وكل زر
Support the invoicing system for value-added tax
It works in Arabic and English
The possibility of selling in more than one way
The program supports touch screens
يعمل مع أكثر من نوع للباركود
It achieves the possibility of deferred sales or homes with the development of customer data and saved in the program
Selling at more than one price (wholesale, half wholesale and sectoral)
The possibility of making quotations with additional discounts or bonuses and linking this offer to a specific period
Establish a credit limit for each customer
Extracting account statements for a period of a customer or supplier
A set of digital, graphical and analytical reports
عمل جرد للمخازن بأكثر الطرق سهولة
The possibility of creating inventory reports to know the errors and results that occurred during the inventory process
The presence of a special screen of depreciation linked to reports to see what has been depreciated during specific periods
A screen for fixtures that are used in manufacturing processes
The program is fed into the item manufacturing equation, and upon sale, an automatic deduction from inventory is made
Make an automatic deficiency report from the program according to the client
Make a purchase order for seasonal items
A report stating the outstanding checks paid, whether from clients or suppliers
A system of accounts up to the trial balance
The possibility of adding the part number to the item during the buying and selling process
There are more than 16 forms of invoice printing with the ability to make the printing form to suit the customer
The possibility of selling more than one unit at the same time and transferring between them
وجود وسائل بحث سهلة جدا ً تيسر عملية البيع و تجعله سهل جد ا
There are purchase reports that show the purchases during a period of a specific item
There are purchase reports that explain the purchases of items from a specific company or all companies
والمزيد والمزيد من المميزات لمعرفتها يمكن زيارة الموقع من هنا : 

Leave a Reply