دعونا نتحدث اولا عن الطرق الموجوه والتي تستخدم للحسابات مع معرفة عيوبها وبعد ذلك يمكنك ان تقرر هل نشاطك التجاري يحتاج الي برنامج حسابات ام لا
البدائل المتاحة بدلا من استخدام برامج الحسابات والمخازن
أولا: التعاملات الورقية:
بدائية وقديمة:
هذه الطريقة كانت تستخدم قديماً في الشركات والمصانع والمحلات التجارية كل شئ كان يتم تسجيلة في اوراق وملفات موجودة في غرفة معروفة بإسم غرفة الملفات و بالطبع هى طريقة بدائية جدا لا يصح استخدامها في القرن ال 21.
غير صالحة للشركات والمصانع الكبيرة:
تخيل مصنع او شركة يعمل به 200 او 300 عامل , من الخطأ ان تستخدم الملفات الورقية في حسابات شركة كبيرة بهذا الحجم و من المؤكد ان العمل بهذه الطريقة سيكون غير دقيق و سوف يسبب مشاكل كثيرة , و سيكون من الصعب ان تسيطر علي عملياتك الحسابية في اوراق وملفات وسجلات وطبعا سوف يؤدى الى وجود مشاكل حسابية لا حصر لها.
سهلة الفقد:
ما اسهل ان يتم فقد ورقة من غرفة الملفات, و المشكلة تكمن فى كيفية استعادتها , حيث ان من الصعب معرفة متى تم فقدها , و عمل متابعه لكل الاوراق والملفات الموجوده .
صعوبة في الجرد واصدار التقارير:
معظم الشركات والمحلات التجارية التى تعمل علي المعاملات الورقية تقوم بعمل جرد وتقرير شهري و سنوي لكن من الصعب جدا عمل جرد وتقرير سبوعي او يومي او فوري سيكون من الصعب جداً ان تتعامل بالورق و تقوم بإنجازها في الوقت المطلوب وتقدم تقرير يومي بكل ما تم في الشركة.
تشغل حيزا كبيرا:
حيث ان الشركات التى تعمل بهذا النظام تحتاج غرف عملاقة للملفات والسجلات من سنين سنين سابقة, وكل فتره يتم عمل اعدام للملفات التى مر عليها 3 او 5 سنين لذلك تشغل التعاملات الورقية حيز كبير جدا من المكان وتعتبر مشكلة كبيرة جدا .
سهل التلاعب فيها:
وما اسهل تزوير امضاء او استبدال ورقة مكان أخرى في التعاملات الورقية, والمشكلة انه يكون من الصعب على صاحب العمل معرفة الشخص الذى قام بالتلاعب في الورق الخاص بالشركة
الوقت:
كل حركة يتم عملها في عملياتك الحسابية بالتعاملات الورقية تأخذ وقت كبير جدا مقارنة بإستخدام برنامج محاسبة ,فهى تأخذ وقت في تسجيل الاصناف, التعاملات مع العملاء والموردين, جرد المخزن, تصفية حسابات الخزنة وغيرها من العمليات الحسابية التى تكلفك وقت كبير جدا..
ثانيا: برنامج الاكسل:
هو برنامج رائع جدا ولكنه ليس برنامج مختص مقارنة ببرامج الحسابات والمخازن وله عدة نقاط تجعلة غير مؤهل ان يكون برنامج حسابات ومخازن منها :
غير مختص:
برنامج الاكسل هو برنامج مختص بالتعاملات الحسابية ولكن لا يحتوي علي اضافات برامج المحاسبة مثل قوائم العملاء وقوائم الموردين وقوائم الفواتير وقوائم دعم الشيكات وغيره….وبالتالي هو برنامج غير مختص في التعاملات المحاسبية عكس برامج الحسابات فهي تحتوي علي جميع القوائم
غير سريع:
الاكسل برنامج سريع نسبيا في العمليات الحسابية ولكن في المعاملات اليومية بطئ لانك تقوم بعمل كل شيء يدوياً…وبالتالي تقوم بعمل مجموعة ملفات كبيرة خاصة بكل قائمة من القوائم السابقة وأيضاً ملفات بكل شهر… ولكى تقوم بعمل او تعديل شيء في شهر معين او لعميل او مورد معين تأخذ منك وقت كبير نسبياً بالمقارنة بالوقت الذى يحتاجه البرنامج المحاسبي لعمل نفس الخطوة
لا يشمل اضافات الشركات او المصانع:
برنامج الاكسل ليس لديه إمكانية إضافة الشركات والمصانع وبالتالي تحتاج لعمل ملفات اكسل منفصلة وأن تحدد قوائمها وغيرها من اضافات للشركات والمصانع على سبيل المثال(اوراق القبض والدفع (الشيكات) أما في برامج الحسابات والمخازن تكون قادرعلى عمل كل هذه الخطوات بالاضافة الى عمل تقارير بيها.
انتاج قاعدة بيانات كبيرة من الملفات:
بالطبع تنتج قاعدة بيانات كبيرة جدا من الملفات وهذا ليس جيد و يكون المحاسب وحده فقط القادر على فهمها , لكن صاحب العمل لن يكون قادر على تفهم ترتيبها سيتراكم لديك ملفات كثيرة و سيكون من الصعب ان تبحث عن شيء معين مثل ملف للعملاء , ملف للموردين , ملف للاصناف , ملف للمخزن , ملف للخزينة , ملف للمندوبين والسائقين , ملف للشيكات والتعاملات البنكية , وغيره وغيره بجانب ان كل ملف من هذه الملفات يكون داخله ملفات كبيرة حسب الاشهر والسنين .
ماذا يوفر لك برنامج حسابات ومخازن هلبر
برنامج سهل الاستخدام وبسيط
دعم فنى وتحديث مستمر على البرنامج
إدارة الحسابات,المبيعات والمشتريات
تسجيل المخازن وتعين المسئول عنها
متابعة لحسابات الدرج والورديات
تصدير وإستيراد الصنف من شيت اكسيل
امكانية عمل جرد بدون توقف العمل
تسجيل عدد لا نهائى من الأصناف
امكانية ربط اكثر من فرع على قاعدة بيانات واحدة
وجود مجموعة كبيرة من التقارير
تحديد صلاحيات المستخدمين على البرنامج في الشاشات وكل زر
دعم نظام الفواتير الخاصة بضريبة القيمة المضافة
يعمل بالغتين العربيه والانجليزية
امكانية البيع ب اكثر من طريقة
البرنامج يدعم شاشات اللمس
يعمل مع أكثر من نوع للباركود
يحقق إمكانية البيع الآجل أو المنازل مع وضع بيانات العميل و حفظها في البرنامج
البيع بأكثر من سعر ( جملة و نصف جملة و قطاعي)
إمكانية عمل عروض أسعار بخصومات أو بوانص إضافية و ربط هذا العرض بفترة محددة
عمل حد ائتمان لكل عميل
استخراج كشف حساب لفترة لعميل أو مورد
مجموعة من التقارير الرقمية و البيانية و التحليلية
عمل جرد للمخازن بأكثر الطرق سهولة
إمكانية عمل تقارير للجرد لمعرفة الأخطاء و النتائج التي حدثت أثناء عملية الجرد
وجود شاشة خاصة بالإهلاك و مربوطة بتقارير لمعرفة ما تم إهلاكه خلال فترات محددة
وجود شاشة للتركيبات و التي تستخدم في عمليات التصنيع
يتم تغذية البرنامج بمعادلة تصنيع الصنف و عند البيع يتم التخصيم تلقائي من المخزون
عمل تقرير نواقص تلقائي من البرنامج على حسب رغبة العميل
عمل أمر شراء للأصناف الموسمية
وجود تقرير يفيد بالشيكات المستحقة و المسددة سواء من العملاء أو إلى الموردين
منظومة حسابات تصل إلى ميزان المراجعة
إمكانية إضافة رقم القطعة للصنف أثناء عملية الشراء و البيع
وجود أكثر من 16 شكل طباعة فاتورة مع إمكانية عمل شكل الطباعة بما يناسب العميل
إمكانية البيع بأكثر من وحدة في نفس الوقت و التحويل بينهم
وجود وسائل بحث سهلة جدا ً تيسر عملية البيع و تجعله سهل جد ا
يوجد تقارير للمشتريات توضح المشتريات خلال فترة من صنف معين
يوجد تقارير للمشتريات توضح المشتريات من الأصناف من شركة معينة أو كل الشركات
والمزيد والمزيد من المميزات لمعرفتها يمكن زيارة الموقع من هنا :